Regras básicas para uma reunião virtual de sucesso

Regras básicas para uma reunião virtual de sucesso Foto: Divulgação/Wikimedia Regras básicas para uma reunião virtual de sucesso

Com o crescimento do trabalho home office e a expansão de empresas, a videoconferência é uma tecnologia que traz muita facilidade na comunicação. Com ela, não é preciso deslocar funcionários que trabalham remotamente para discutir projetos e alinhar assuntos corporativos. Por isso, diversas instituições adotam a reunião virtual como maneira de economizar tempo sem comprometer a produtividade.

Mas, é preciso ter certos cuidados para causar uma boa impressão, tanto da parte do organizador quanto dos demais participantes. Portanto, se você gostaria de implementar este tipo de tecnologia em seu trabalho, confira a seguir algumas dicas para promover uma reunião virtual de sucesso.

Prepare-se com antecedência
Nem é preciso dizer que o material deve ser elaborado especialmente para a apresentação, mas vamos te alertar sobre isso. Tenha em mente que a reunião remota funciona exatamente da mesma forma que as presenciais, com relatórios e documentos de apoio. Também é interessante definir uma pauta, estabelecendo os assuntos que serão discutidos no dia.

Escolha um local com o mínimo possível de barulho, já que o microfone consegue captar bem ruídos do ambiente. Faça testes com seu equipamento para descobrir se há algum problema de transmissão e se a captura é satisfatória, com qualidade de imagem e som.

Evite distrações para manter o foco
Deixe aberto no computador apenas os programas que serão utilizados durante a reunião virtual. Isso porque a qualquer momento eles podem emitir alertas, comprometendo sua concentração. O mesmo vale para o celular. Procure manter o aparelho no modo silencioso.

Use a tecnologia a seu favor
Em relação aos recursos disponíveis, uma possibilidade é compartilhar a tela de seu computador para que todos possam ter acesso ao mesmo conteúdo. Dessa forma, poderá utilizar slides, documento de texto, imagens e outros formatos.

Mande mensagens para os convidados e confirme se todos poderão assistir ao vivo a conferência. Do contrário, uma possibilidade é gravar webinar para que os ausentes consigam ver o conteúdo em outro momento. Há diversas ferramentas de apresentação que permitem a gravação em tempo real, não apenas do áudio, mas também do vídeo.

Deixe a apresentação mais dinâmica
Interagir com os outros participantes é fundamental para quebrar a monotonia. Incentive discussões para que todos possam contribuir com suas ideias. Porém, esteja atento ao tempo de duração. Programe um webinar para o período de 1 hora, com possibilidade de estender 30 minutos. Mais do que isso, a atividade pode ficar bem cansativa.

Cuidado para não cometer gafes
Esta dica é direcionada a quem trabalha em casa. Neste ambiente, é comum que as pessoas fiquem mais à vontade, não há nenhum problema nisso. Mas, na hora de ligar a câmera para participar de uma discussão, esteja atento ao visual. Arrume o cabelo, coloque uma camisa ou blusa mais formal e organize sua mesa de trabalho. A imagem capturada pelo dispositivo deve causar bom impacto.

E para aqueles que moram com outras pessoas, lembre-se de avisá-los sobre a reunião. Para maior precaução, tranque a porta do escritório, no caso de eles se esquecerem. Vale lembrar do famoso episódio em que um professor estava ao vivo em uma grande emissora de TV, via Skype, quando suas crianças invadiram a transmissão da BBC, causando constrangimento para o profissional.

Conclusão
Como você pode perceber, a conferência exige um planejamento de conteúdo que é bem semelhante a uma reunião presencial. A diferença é que ela merece atenção a respeito do local onde será realizada e a forma de conduzir o evento. Todo o resto, como o planejamento e conteúdo, permanece com as mesmas regras: ofereça informações úteis e relevantes ao público e gere discussões visando o aproveitamento de ideias.

(Redação - Agência IN)